Talent Pools: So klappen Aufbau und Pflege | hunter
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Talent Pools richtig aufbauen und pflegen - so geht’s

Während sich Bewerber vor einigen Jahren noch selbst aufwändigen Bewerbungsprozessen stellen und sich aktiv um eine neue Herausforderung bemühen mussten, hat sich dieser Trend inzwischen umgekehrt. Bedingt durch demographische Veränderungen und dem auch daraus resultierenden, viel besprochenen Fachkräftemangel sind es statt der Bewerber nun die Unternehmen, die sich bei potenziellen Kandidaten in Stellung bringen und um die ideale Besetzung buhlen.

Sogenannte Talent Pools sind dabei ein wertvolles Instrument, das von immer mehr Recruitern in Unternehmen oder Personalberatungen - zum professionellen Talent Management eingesetzt wird. Als erfahrener Anbieter der beliebten Recruiting-Software hunter haben auch wir uns eingehend mit dem Thema auseinandergesetzt. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Definition sowie Vorteile für Recruiter in Unternehmen, aber auch Personalberatungen und erläutern, wie Sie Aufbau und Pflege eines solchen Pools optimal umsetzen.

Für Recruiter und Personalberater DIE Lösung

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Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein Talent Pool?
  2. Ein Zugewinn für jedes Unternehmen
  3. Talent Pool aufbauen: So füllen Sie ihn
  4. Talent Pools zur Personalentwicklung: Daten und Profile sinnvoll strukturieren
  5. Datenschutz im Recruiting-Prozess
  6. Talent Pool pflegen: Kandidaten binden

Was ist ein Talent Pool?

Bei einem Talent Pool handelt es sich zunächst um eine Datenbank, die Kontakte zu potenziellen, aktuellen oder auch ehemaligen Mitarbeitern enthält und richtig genutzt die Besetzung neu ausgeschriebener Stellen erheblich vereinfacht. Talent Pools können als Online-Plattform oder rein als interne Datenquelle für Recruiter konzipiert, aber etwa auch aktiv von Interessenten durch Online-Formulare oder andere Möglichkeiten auf den Karriere-Seiten der Unternehmen beziehungsweise Personalberatungen befüllt werden. Auch Initiativ-Bewerbungen sind bei genügender Qualifikation eine gute Quelle für vielversprechende Kontakte.

Die richtige Software macht solche Datenbanken zu echten Power-Tools, wenn es um effiziente Recruiting-Prozesse und klug gewählte Recruiting-Strategien geht. So behalten Recruiter in HR-Abteilungen oder Personalberater den Überblick über zahlreiche Potenziale, sortieren Talente nach sinnvollen Kriterien und nutzen beispielsweise Mailfunktionen zur effizienten Pflege des Talent Pools.

Datenprofile verschiedener Herkunft

Die im Talent Pool enthaltenen Kontakte können vielfältiger Natur sein: Ob Second-Best-Bewerber, Kontakte durch Social Recruiting bzw. Social Media und Karrieremessen, über Mitarbeiterempfehlungen und Assessment-Center oder auch qualifizierte ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten oder Studenten - jeder vielversprechende Kandidat bekommt einen Platz. So sind potenzielle Kandidaten für eine vakante Stelle stets nur wenige Klicks entfernt. Es gilt jedoch: Qualität vor Quantität. Im Talent Pool halten Sie also nur jene Talente und Kandidaten fest, die für eine zukünftige Beschäftigung im betreffenden Unternehmen auch wirklich in Frage kommen.

Ein Zugewinn für jedes Unternehmen

Neben dem schnellen Zugriff auf einen Satz an talentierten Kandidaten profitieren Unternehmen auch darüber hinaus von professionellen Talent Pools. Die Vorteile der Nutzung dieses Werkzeugs:

  • Der Recruiting-Prozess startet nicht immer wieder neu und ist somit kostengünstiger.
  • Eine geeignete Vorauswahl der Kandidaten und Talente durch bereits vorhandene Informationen wird erheblich vereinfacht.
  • Talent Pools können als Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und Recruitern dienen, die jeweils wertvolle Informationen zur Schärfung des Profils der zu besetzenden Stelle beziehungsweise der gewünschten Besetzung beisteuern.
  • Personalabteilungen werden entlastet und das Risiko einer falschen Bewerberauswahl gesenkt.
  • Das Employer Branding wird bei richtiger Pflege des Talent Pools durch regelmäßige Kommunikation mit den Talenten gestärkt.

Talent Pool aufbauen: So füllen Sie ihn

Recruiter stehen jeden Tag mit unterschiedlichsten potenziellen Talenten in Kontakt. Auch wenn die Bemühungen um ein Talent schließlich nicht zu einer Besetzung der Stelle führen, um die es aktuell geht, könnte dieser Kandidat aber genau der richtige für eine in der Zukunft offene Vakanz sein. Warum also nicht Synergieeffekte des schon betriebenen Aufwands nutzen und vielversprechende Kontakte sammeln und vorhalten?

Treffen Sie zum Befüllen des Talent Pools eine sinnvolle Auswahl an Kanälen, über die Sie an Talente für Ihren Pool gelangen, die sich möglichst aus unterschiedlichen Quellen speist. Die häufigsten, die zum Aufbau von Talent Pools genutzt werden, sind:

  • Fach- und Karrieremessen
  • Marketing an Hochschulen
  • Empfehlungen von Mitarbeitern
  • Second-Best-Kandidaten
  • Praktikanten, Referendare, Volontäre und Werkstudenten
  • eigene Karriere-Seite bzw. Jobbörsen der Arbeitgeber
  • Profile von Unternehmen auf Social-Media-Plattformen
  • Stellenanzeigen
  • Active Sourcing
  • ehemalige Mitarbeiter

Talent Pools zur Personalentwicklung: Daten und Profile sinnvoll strukturieren

Haben Sie Quellen identifiziert und Datensätze zusammengestellt, teilen Sie die Fülle an Daten in Kategorien ein, um den Überblick zu behalten und den Talent Pool jederzeit effizient nutzen zu können. Eine unstrukturierte Sammlung an Kontakten nutzt Ihnen schließlich wenig, wenn es darum geht, genau das richtige Talent für eine bestimmte Position - also die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen - zu finden und für sich zu gewinnen.

Wählen Sie also eine Kategorisierung, über die das jeweilige Talent später einfach und passgenau zur Suche wiederzufinden ist. Hierzu kennt das Recruiting zwei verschiedene Ansätze, die sich einerseits an den zu besetzenden Stellen und andererseits an den Eigenschaften der erfassten Talente orientieren.

Die am häufigsten genutzten Kategorien

Häufig genutzte Segmente zur Strukturierung des Talent Pools, die auf Karriere-Portalen und in Netzwerken üblich sind und deshalb auch von Software-Tools für den Talent Pool entsprechend aufbereitet sind:

  • der Standort des Unternehmens,
  • die Art der Abteilung,
  • die Funktion,
  • spezielle Anforderungen an die Qualifikation für die betreffende Stelle,
  • die Berufserfahrung des Talents und seine Nähe zum Standort,

sowie Ausbildung, Qualifikation und Motivation der Kandidaten für einen (möglichen) Wechsel der Arbeitsstelle.

Datenschutz im Recruiting-Prozess

Die richtige Software unterstützt mit klugen Funktionen nicht nur bei der Aufbereitung der Daten in sinnvoll nutzbare Datensätze. Wichtig ist sie außerdem als wertvolles Tool zur Einhaltung des Datenschutzes nach Vorgaben der EU-DSGVO, die im Recruiting ebenso zum Tragen kommt, wie überall, wo persönliche Daten erfasst und gespeichert werden. So holen Sie, beispielsweise mit der Funktion hunterPRIVACY, ganz einfach die Zustimmung der betreffenden Kandidaten zur Verarbeitung und dauerhaften Speicherung ihrer Daten im Talent Pool oder auch einfach die Genehmigung für den Erhalt von beispielsweise Karriere-Newslettern ein.

Talent Pool pflegen: Kandidaten binden

Im Sinne eines professionellen Talent Relationship Managements braucht Ihr Talent Pool nicht nur eine sinnvolle Struktur, sondern ebenso die richtige Pflege. Machen Sie die Talente mit effizienten Mailingfunktionen regelmäßig auf das Unternehmen oder interessante Vakanzen, die durch Ihre Personalberatung zu besetzen sind, aufmerksam und sorgen Sie so dafür, nicht schnell wieder in Vergessenheit zu geraten. Die Ideen für Anlässe, die sich zur regelmäßigen Kontaktaufnahme zu potenziellen Kandidaten im Talent Pool eignen, sind:

  • Zielgerichtete Jobangebote
  • Geburtstagswünsche
  • Einladungen zu Messen
  • Einladungen zu Diskussionsveranstaltungen
  • Feedback zum eigenen Recruiting-Prozess
  • Allgemeine Informationen und News zum Unternehmen

Mit etwas Kreativität in spannende Beiträge verpackt, können Stellenangebote, begleitet von beispielsweise Nachrichten aus dem Unternehmen (“Wir expandieren in neue Märkte und suchen Unterstützung beim Aufbau von Vertrieb ...”, “Jetzt mit 100% Homeoffice!”) oder der Branche, mit der richtigen Wirkung unter die potenziellen Kandidaten gebracht werden. Gleichzeitig wissen auch nicht suchende Talente, dass weiterhin aktives Interesse an ihnen besteht. Auch Newsletter-Funktionen wie hunterNEWSLETTER sind die ideale Möglichkeit, Kontakt zu halten, das Employer Branding zu schärfen und so bei Bedarf schnell das richtige Talent zur Hand zu haben.

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