Während sich Bewerber vor einigen Jahren noch selbst aufwändigen Bewerbungsprozessen stellen und sich aktiv um eine neue Herausforderung bemühen mussten, hat sich dieser Trend inzwischen umgekehrt. Bedingt durch demographische Veränderungen und dem auch daraus resultierenden, viel besprochenen Fachkräftemangel sind es statt der Bewerber nun die Unternehmen, die sich bei potenziellen Kandidaten in Stellung bringen und um die ideale Besetzung buhlen.

Sogenannte Talent Pools sind dabei ein wertvolles Instrument, das von immer mehr Recruitern in Unternehmen oder externen Personalberatungen - zum professionellen Talent Management eingesetzt wird. Als erfahrener Anbieter der beliebten Recruiting-Software hunter haben auch wir uns eingehend mit dem Thema auseinandergesetzt. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Definition sowie Vorteile für Recruiter in Unternehmen, aber auch externe Personalberatungen und erläutern, wie Sie Aufbau und Pflege eines solchen Pools optimal umsetzen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Talent Pool?
2. Ein Zugewinn für jedes Unternehmen
3. Talent Pool aufbauen: So füllen Sie ihn
4. Daten und Profile sinnvoll strukturieren
5. Datenschutz im Recruiting-Prozess
6. Talent Pool pflegen: Kandidaten binden

Was ist ein Talent Pool?

Bei einem Talent Pool handelt es sich zunächst um eine Datenbank, die Kontakte zu potenziellen, aktuellen oder auch ehemaligen Mitarbeitern enthält. Nutzen Sie sie richtig, wird die Besetzung neu ausgeschriebener Stellen dadurch erheblich vereinfacht. Solche Pools können als Online-Plattform oder rein als interne Datenquelle für Recruiter konzipiert, aber auch aktiv von Interessenten befüllt werden. Online-Formulare oder andere Möglichkeiten auf den Karriere-Seiten der Unternehmen beziehungsweise Personalberatungen sind dazu ein idealer Kanal. Auch Initiativ-Bewerbungen sind bei genügender Qualifikation eine gute Quelle für vielversprechende Kontakte.

Die richtige Software macht solche Datenbanken zu echten Power-Tools, wenn es um effiziente Recruiting-Prozesse und klug gewählte Recruiting-Strategien geht. So behalten interne Recruiter in HR-Abteilungen oder Personalberater professionell den Überblick über zahlreiche Potenziale, sortieren Talente nach sinnvollen Kriterien und nutzen beispielsweise Mailfunktionen zur effizienten Pflege des Talent Pools.

Ein Zugewinn für jedes Unternehmen

Neben dem schnellen Zugriff auf einen Satz an talentierten Kandidaten profitieren Unternehmen auch darüber hinaus von professionellen Talent Pools. Die Vorteile der Nutzung einer solchen Datenbank:

• Ihr Recruiting-Prozess startet nicht immer wieder neu, sodass die Time-to-hire reduziert wird. Das Talent Management wird somit kostengünstiger.
• Eine geeignete Vorauswahl der Kandidaten und Talente durch bereits vorhandene Informationen wird erheblich vereinfacht. Das steigert gleichzeitig die Effizienz der Direktansprache (Active Sourcing).
• Die Datenbank kann als interne Schnittstelle zwischen Ihren Fachabteilungen und Recruitern dienen, die jeweils wertvolle Informationen zur Schärfung des Profils der zu besetzenden Stelle beziehungsweise der gewünschten Besetzung beisteuern.
• Personalabteilungen werden entlastet und das Risiko einer falschen Bewerberauswahl gesenkt.
• Candidate Experience und Employer Branding werden bei richtiger Pflege des Pools durch regelmäßiges Ansprechen der Talente gestärkt.

Talent Pool aufbauen: So füllen Sie ihn

Treffen Sie zum Befüllen des Talent Pools eine sinnvolle Auswahl an Kanälen, über die Sie an Talente für Ihren Pool gelangen, die sich möglichst aus unterschiedlichen Quellen speist. Die häufigsten, die zum Aufbau von Talent Pools genutzt werden, sind:

• Fach- und Karrieremessen
• Marketing an Hochschulen
• Empfehlungen von Mitarbeitern
• Second-Best-Kandidaten
• Praktikanten, Referendare, Volontäre und Werkstudenten
• eigene Karriere-Seite bzw. Jobbörsen der Arbeitgeber
• Profil des Unternehmens auf Social-Media-Plattformen
• Stellenanzeigen
• Active Sourcing
• ehemalige Mitarbeiter

Daten und Profile sinnvoll strukturieren

Haben Sie Quellen identifiziert und Datensätze zusammengestellt, teilen Sie die Fülle an Daten in Kategorien ein, um den Überblick zu behalten und den Talent Pool jederzeit effizient nutzen zu können. Eine unstrukturierte Sammlung an Kontakten nutzt Ihnen schließlich wenig, wenn es darum geht, genau das richtige Talent für eine bestimmte Position - also die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen - zu finden und für sich zu gewinnen.

Wählen Sie also eine Segmentierung, über die der jeweilige Kandidat später einfach und passgenau zur Suche wiederzufinden ist. Hierzu kennt das Recruiting zwei verschiedene Ansätze, die sich einerseits an den zu besetzenden Stellen und andererseits an den Eigenschaften der erfassten Talente orientieren.

Die am häufigsten genutzten Kategorien

Datenschutz im Recruiting-Prozess

Die richtige Software unterstützt mit klugen Funktionen nicht nur bei der Aufbereitung der Daten in sinnvoll nutzbare Datensätze. Wichtig ist sie außerdem als wertvolles Tool zur Einhaltung des Datenschutzes nach Vorgaben der EU-DSGVO, die im Recruiting ebenso zum Tragen kommt, wie überall, wo persönliche Daten erfasst und gespeichert werden. So holen Sie, beispielsweise mit der Funktion hunterPRIVACY, ganz einfach die Zustimmung von Bewerbern und Kandidaten zur Verarbeitung und dauerhaften Speicherung ihrer Daten im Talent Pool ein.

Talent Pool pflegen: Kandidaten binden

Im Sinne eines professionellen Talent Relationship Managements braucht Ihr Talent Pool nicht nur eine sinnvolle Struktur, sondern ebenso die richtigen Maßnahmen zur Pflege. Machen Sie die Talente mit effizienten Mailingfunktionen regelmäßig auf das Unternehmen oder interessante Vakanzen, die durch Ihre Personalberatung zu besetzen sind, aufmerksam. So sorgen Sie gezielt dafür, interessant zu bleiben und nicht schnell wieder in Vergessenheit zu geraten. Die Ideen für Anlässe, die sich zur regelmäßigen Kontaktaufnahme zu Kandidaten eignen, sind:

Mit etwas Kreativität in spannende Beiträge verpackt, bringen Sie Stellenangebote mit der richtigen Wirkung in die Zielgruppe. Dazu sind beispielsweise Nachrichten aus dem Unternehmen (“Wir expandieren in neue Märkte und suchen Unterstützung im Vertrieb ...”, “Jetzt mit 100% Homeoffice!”) oder der Branche gut geeignet. Gleichzeitig wissen auch nicht suchende Talente, dass Sie weiterhin an ihnen interessiert sind. Auch Newsletter-Funktionen wie hunterNEWSLETTER sind die ideale Möglichkeit, Kontakt zu halten, das Employer Branding zu schärfen und so bei Bedarf schnell das richtige Talent zur Hand zu haben.