Personalberatung: Aufgaben im Überblick | hunter
Personalberatung: Aufgaben & Software-Unterstützung
Fragen und Antworten zur Zusammenarbeit mit Personalberatungen

Personalberatung: ihre Aufgaben und wie Recruiting-Software unterstützt

fecher blog post

Qualifiziertes und motiviertes Personal ist der entscheidende Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg eines Betriebs. Um gute Mitarbeiter gerade in Zeiten des Fachkräftemangels zu finden, engagieren viele Unternehmen eine externe Personalberatung. Wo intern Kapazitäten fehlen oder Einstellungsverfahren komplexer sind, können Personalberater entlasten, indem sie den gesamten Prozess der Personalgewinnung begleiten, beratend wirken sowie Suche und Vorauswahl von Kandidaten fachkundig übernehmen.

Was gibt es eigentlich bei der Zusammenarbeit mit einem Personalberater zu beachten? Welche Vorteile können sich aus der Dienstleistung für Unternehmen ergeben? Was genau gehört in der Personalberatung zu den Aufgaben und wie können diese mit der richtigen Recruiting-Software gemeistert werden? Die Antworten auf diese und weitere wichtige Fragen verraten wir Ihnen im folgenden Blogartikel.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was macht eine Personalberatung?
  2. Die Aufgaben eines Personalberaters im Überblick
  3. hunter: Die Top-Komplettlösung für Personalberater

Was macht eine Personalberatung?

Eine Personalberatung fungiert als Bindeglied zwischen einem Unternehmen, das eine offene Stelle besetzen möchte, und einem geeigneten Kandidaten. Sie hilft dabei, dass diese beiden Parteien zueinander finden.

Personalberater sind externe Dienstleister, die in der Regel im Team mit erfahrenen Researchern arbeiten. Sie werden vor allem von größeren Organisationen zur Unterstützung bei anspruchsvollen Einstellungsprozessen — etwa bei der Suche nach spezialisierten Führungs- und Fachkräften — oder bei fehlenden internen Kapazitäten herangezogen. Manchmal werden Personalberatungen auch längerfristige Recruiting-Partner, beispielsweise, wenn ein Unternehmen gewisse HR- und Recruiting-Prozesse outsourct.

Doch auch kleinere und mittlere Unternehmen greifen auf Personalberatungen für Aufgaben zurück, um in Zeiten des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels passende Kandidaten zu finden, sowie um die eigenen Recruitment-Prozesse durch eine kompetente Beratung zukunftsfähig zu machen.

Begriffsklärung rund um die Personalsuche
Im Kontext der Personalgewinnung stößt man auf eine Vielzahl verschiedener Bezeichnungen. Man spricht synonym zum Personalberater auch vom Recruiting Consultant oder Personaldienstleister. Ein sogenannter Executive-Search-Berater oder Headhunter wiederum spezialisiert sich ausschließlich auf die Besetzung von Fach- und Führungskräften in Top-Positionen. Darüber hinaus gibt es auch Personalvermittler: Sie sammeln Lebensläufe von Kandidaten und leiten diese an ihren Klienten weiter.

Die Aufgaben eines Personalberaters im Überblick

Vom Auftrag über die Suche bis zur Mitarbeiter-Akquise — die Aufgaben von Personalberatern sind vielfältig. Sie begleiten den gesamten Recruiting-Prozess in all seinen Facetten. Mit der geeigneten Recruiting-Software lassen sich die Verfahren dabei gleichermaßen schnell wieerfolgreich für den Klienten umsetzen. Obwohl die Vermittlungstätigkeiten wie Personalsuche und Personalauswahl im Mittelpunkt stehen, beraten sie auch umfangreich in vielen Aspekten des HR-Bereichs.

Stellenausschreibungen

In Rücksprache mit dem Arbeitgeber legt eine Personalberatung je nach Umfeld und den Strukturen der zu besetzenden Stelle die persönlichen und fachlichen Anforderungen an den gewünschten Kandidaten fest. Daraus formulieren die Personalberater ansprechende Stellenausschreibungen, die sie anschließend auf Online-Stellenportalen, auf der eigenen Website, aber auch in sozialen Medien oder in Fachzeitschriften veröffentlichen. Die Auswahl des genutzten Mediums erfolgt zugeschnitten auf die zu besetzende Position.

Moderne Recruiting-Lösungen ermöglichen hier eine große Zeitersparnis. Beispielsweise können Personalberatungen diese Aufgabe mit unserer Software hunter und ihrer Funktion hunterPUBLISHER effizient ausführen: Mit nur wenigen Klicks stellen sie die Jobausschreibungen auf zahlreichen Stellenbörsen, namhafte sowie Spezial- und Nischenportale, und können sie hier zentral verwalten. Das hunterJOBCENTER ermöglicht darüber hinaus die bequeme Realisierung einer eigenen Jobbörse für Arbeitgeber und externe Personalberater bzw. Recruiting-Spezialisten.

Auch das Sichten der eingegangenen Bewerbungen gehört bei einer Personalberatung zu den Aufgaben. Besonders einfach gelingt dieser Schritt mit dem hunterCV-EXTRACTOR, mit dem sich die Unterlagen mittels CV-Parsing analysieren und strukturiert ins System eingliedern lassen, sodass die Berufserfahrung und Skills der Kandidaten besser vergleichbar sind.

Direkte Kandidatensuche

Wo vor einigen Jahren noch die Schwierigkeit darin bestand, aus den zahlreichen Bewerbungen den Anwärter mit den passendsten Qualifikationen auszuwählen, ist heutzutage bereits das Finden von geeigneten Kandidaten zur Hürde geworden. Neben Jobausschreibungen betreibt eine Personalberatung daher vor allem auch Active Sourcing, auch Direct Search genannt. Damit ist die Direktansprache von interessanten Kandidaten und Top-Anwärtern gemeint, die unter anderem aus der bestehenden Datenbank (“Talent Pool”) gezogen oder in beruflichen Netzwerken gesucht werden. Über die persönliche Kontaktaufnahme lassen sich sogar jene Fachkräfte zu potenziellen Interessenten an der ausgeschriebenen Stelle machen, die eigentlich vorher nicht aktiv auf Jobsuche waren.

Klug entwickelte Recruiting-Softwares unterstützen mit Funktionen wie dem hunterCV-EXTRACTOR, der unstrukturierte Daten aus Lebensläufen und Profilen in digital nutzbare Datensätze überführt. So sind qualifizierte Suchen nach bestimmten Kriterien oder die Erstellung von Kandidaten-Exposés deutlich vereinfacht.

Arbeiten Personalberatungen im Team, lassen sich die Aufgaben mit der hunter-Software auch unkompliziert verteilen. So ist etwa die Zuordnung der ersten Kontaktaufnahme über den hunterREMINDER an die zuständigen Teamkollegen möglich. Die Kandidatenansprache selbst, ob via Telefon oder E-Mail, wird sowohl durch den hunterTAPI als auch durch integrierte Mailfunktionen vereinfacht.

Auswahlprozess

Nachdem interessante Talente gefunden wurden, ist die nächste Aufgabe der Personalberatung, vorab Bewerbungsgespräche oder Einstellungstests mit den selektierten Kandidaten durchzuführen.
Terminvereinbarungen mit den Bewerbern sind ebenfalls über die Softwarelösung hunter möglich. Nützliche Informationen wie Termin, Ort und Anfahrtsbeschreibung setzt das Programm automatisch in die schriftliche Bestätigungsmail ein. Um ein gut strukturiertes Jobinterview vorbereiten zu können, bietet die hunter-Datenbank einen praktischen Überblick über alle benötigten Daten.

Um jede Phase im Recruitment professionell zu meistern, ist im Team gutes Projektmanagement gefragt. In der hunter-Software kann daher nicht nur die Zuständigkeit für Tätigkeiten, sondern auch der aktuelle Status des Auswahlprozesses hinterlegt werden.

Kandidatenprofile

Nach dem ersten persönlichen Gespräch wird zu jedem Kandidaten, der dem Kunden später vorgeschlagen wird, ein persönlicher Bericht mit professioneller Berater-Summary erstellt - in einer Recruiting-Software wie hunter passiert das auf Knopfdruck. Auch der datenschutzkonforme Umgang mit Kandidaten-Daten kann mit passender Softwareunterstützung erleichtert werden. So müssen vertrauliche Daten in Kandidaten-Exposés nicht per E-Mail verschickt werden. Stattdessen erhält der Klient im Kundeninformationssystem hunterCLIENTCENTER ein separates, passwortgeschütztes Login, über das er sich freigegebene Dokumente oder Profile der vorausgewählten Kandidaten anschauen und Feedback geben kann.

Kandidatenvorstellung

Besteht aufseiten des Klienten Interesse an einem Kandidaten, wird ein Präsentationstermin im Unternehmendurchgeführt. Um die Organisation und Begleitung der persönlichen Vorstellungsgespräche kümmert sich der Personalberater ebenfalls. Mithilfe einer professionellen Software wie hunter kann die Personalberatung auch diese Aufgabe effizient vorbereiten und die Präsentation im Anschluss in der Software dokumentieren.

Besetzung

Passt ein Kandidat zu der offenen Rolle und dem Unternehmen, geht es zum Arbeitsvertrag. Mit der Unterschrift ist das wichtigste Ziel der Personalsuche erreicht. Doch auch anschließend ist die Arbeit für viele Personaldienstleister und -berater noch nicht getan: Sie unterstützen häufig bei der Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen(insbesondere im Bereich des Executive Search) und stehen zum Teil auch später, beispielsweise beim sogenannten 100-Tage-Gespräch, zur Seite.

Konnte die Stelle besetzt werden, regelt die Software-Funktion hunterPRIVACY die Einhaltung der DSGVO im Recruiting. Bei den nicht ausgewählten Kandidaten, denen aus hunter heraus die Information zur Absage bekannt gegeben werden kann, wird auch gleich der datenschutzkonforme Verbleib der Daten im Talentpool abgefragt.

Beratung

Wie sich bereits im Jobtitel ablesen lässt, ist auch die Beratung ein wichtiges Tätigkeitsfeld. Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen unterstützen Personalberater die HR-Abteilung dabei, Prozesse zu optimieren und zu modernisieren. Inhalte der Beratung können sein:

  • Gehaltsspannen (sog. Vergütungsberatung)
  • Einstellungsvoraussetzungen und Einstellungstests
  • Personalentwicklung und Personalbedarfsplanung
  • Organisationsentwicklung
  • Nachfolgeregelungen
  • Themen rund ums Arbeitsrecht

Teilweise gehören auch Karrierecoachings und/oder Outplacement bei Personalberatungen zu den Aufgaben. Wichtige Aspekte des modernen Recruitings sind heutzutage außerdem Employer Branding, Personalmarketing und der Auftritt in sozialen Netzwerken. Damit das Unternehmen überhaupt attraktiv auf Bewerber bzw. Kandidaten wirkt, beraten viele externe Personaldienstleister ebenfalls in Bezug zur Eigendarstellung und Außenwirkung ihrer Klienten.

Auswertung

Zum Projektabschluss erfolgt durch den Personalberater eine Analyse des Prozesses anhand verschiedener Recruiting-KPIs aus. Sie liefert Antworten auf Fragen wie: Wie hoch war der Zeitaufwand, um die Stelle zu besetzen? Welche Kandidatenquelle war hilfreich? Welcher Kanal hat zur direkten Ansprache am besten funktioniert?

hunter bietet Personalberatungen für diese Aufgabe übersichtliche, intuitive Ansichten und Dashboards mit allen wichtigen Zahlen. In nur wenigen Klicks erstellt die Recruiting-Lösung individuelle Berichte für den Klienten oder für die Geschäftsführung der Beratung, die eine Auswertung über den Erfolg des Projektverlaufs enthalten.

Vorteile der Zusammenarbeit mit einer Personalberatung

In erster Linie spart sich ein Unternehmen, das eine Personalberatung beauftragt, den Aufwand für die Suche nach geeigneten Kandidaten. Darüber hinaus bringen Personalberater erfolgversprechende Methoden und weitläufiges Wissen mit, was innerhalb des Unternehmens oft nicht im gleichen Ausmaß zur Verfügung stehen. Für den Auftraggeber können sich daraus verschiedene Vorteile ergeben:

  • Kürzerer Personalbeschaffungsprozess (Time-to-hire): Eine Personalberatung mit Erfahrung sorgt für einen reibungslosen Ablauf ihrer Aufgaben und setzt spezialisierte Tools ein. Auf diese Weise können offene Positionen vergleichsweise schnell besetzt werden. In den meisten Fällen ergeben sich durch eine kurzfristige Besetzung auch finanzielle Vorteile für das Unternehmen: Es gibt (wissenschaftlich belegte) Berechnungen, wie viel eine nicht besetzte Position ein Unternehmen kostet.
  • Großer Kandidatenpool: Der externe Personaldienstleister hat Zugang zu Kandidaten, die nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Stelle sind. Durch umfangreiche Recherchen und Kontaktpflege kennt der Personalberater die Kandidaten in seinem Kandidaten-Pool und kann sie seinem Kunden zügig präsentieren. Ein starker Vorteil, der auch für eine Beschleunigung des Recruiting- bzw. Personalbeschaffungsprozesses sorgt.
  • Umfangreiches Know-how: Personalberatungen besitzen in der Regel nicht nur spezialisiertes Branchenwissen, sondern bringen immer einen aktuellen Einblick in die Entwicklungen des Arbeitsmarktes mit. Manchmal können Klienten sogar juristische Kenntnisse erwarten, die relevant für das Recruiting sind (beispielsweise im Arbeitsrecht), oder auch von der Erfahrung eines Beraters profitieren, der früher selbst einmal Personalmanager in einem Unternehmen war.
  • Passgenauigkeit der Kandidaten: Headhunter arbeiten mit besonderer Sorgfalt bei der Vorauswahl der Bewerber. Denn nur wenn die Qualität stimmt, lässt sich mit dem neuen Mitarbeiter der Erfolg des Unternehmens unterstützen und so potenziell ein Partner für eine langfristige Zusammenarbeit generieren.

hunter: Die Top-Komplettlösung für Personalberater

Wir von fecher überzeugen unsere Kunden bereits seit über 30 Jahren als IT-Experten und seit 20 Jahren als Recruiting-Lösung-Anbieter. Die spezialisierte Software hunter für Personalberater und Recruiter bietet exakt die Funktionen und Werkzeuge für Personalbeschaffung auf einem professionellen Level. Ganz gleich, was in der Personalberatung für Aufgaben anstehen: hunter sorgt für einen effizienten Workflow und ermöglicht die ideale Abstimmung zwischen den Mitgliedern des Recruiting-Teams.

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