Wer die Time-to-Hire im Blick behält und systematisch optimiert, spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern kann sich einen Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung qualifizierter Talente sichern.

Definition: Die Time-to-Hire – auf Deutsch auch als „Zeit bis zur Einstellung“ bezeichnet – misst den Zeitraum zwischen dem ersten Kontakt eines Kandidaten mit dem Unternehmen (z. B. Bewerbungseingang oder Erstansprache) und der finalen Zusage bzw. Vertragsunterschrift. Sie zählt damit zu den meistgenutzten Recruiting-KPIs und zeigt, wie schnell und reibungslos ein Auswahlprozess abläuft.

In diesem Artikel erfahren Sie, was die Time-to-Hire genau bedeutet, wie sie sich von der Time-to-Fill unterscheidet und mit welchen Maßnahmen Sie sie effektiv senken können.

Inhaltsverzeichnis

1. Vom Bauchgefühl zur messbaren Größe
2. Was ist eine gute Time-to-Hire?
3. Time-to-Hire vs. Time-to-Fill: Was ist der Unterschied?
4. Welche Faktoren beeinflussen die Time-to-Hire?
5. Konsequenzen einer langen Besetzungszeit
6. Wie lässt sich die Time-to-Hire effektiv senken? Die 8 besten Maßnahmen

Vom Bauchgefühl zur messbaren Größe

Wichtig: Manche Personalspezialisten messen die Time-to-Hire ab dem Bewerbungseingang, andere ab der Erstansprache im Active-Sourcing. Entscheidend ist, dass die Messmethode einheitlich angewandt wird, um verlässliche Vergleichswerte zu erhalten.

Was ist eine gute Time-to-Hire?

Eine zu kurze Time-to-Hire kann auf einen oberflächlichen Auswahlprozess hindeuten, eine zu lange auf stockende Recruiting-Prozesse.

Die Berechnung

Time-to-Hire = Datum der Zusage / Vertragsunterschrift − Datum des ersten Kontakts
Ein Beispiel: Ein Kandidat bewirbt sich am 3. April und erhält am 27. April die Zusage. Die Time-to-Hire beträgt in diesem Fall 24 Tage.

Um einen aussagekräftigen Durchschnitt zu ermitteln, berechnen Sie die Time-to-Hire über mehrere Stellenbesetzungen hinweg: Durchschnittliche Time-to-Hire = Summe aller Time‑to‑Hire‑Werte ÷ Anzahl der Einstellungen

Tipp: Messen Sie die Time-to-Hire regelmäßig und werten Sie sie nach Abteilungen, Positionen oder Standorten aus. So erkennen Sie, wo der Prozess gut läuft und wo Optimierungsbedarf besteht.

Time-to-Hire vs. Time-to-Fill: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Time-to-Hire und Time-to-Fill werden häufig verwechselt oder synonym verwendet – sie meinen jedoch Unterschiedliches:

Die Time-to-Fill umfasst den gesamten Prozess – inklusive interner Abstimmungen, Budgetfreigaben und dem Erstellen der Stellenanzeige. Die Time-to-Hire konzentriert sich hingegen auf den Abschnitt, in dem Kandidaten aktiv im Auswahlverfahren sind. Beide Kennzahlen ergänzen sich und sollten idealerweise gemeinsam betrachtet werden.

Der Unterschied wird auch in den verfügbaren Zahlen deutlich: Die Vakanzzeit gemeldeter Arbeitsstellen liegt in Deutschland bei durchschnittlich 172 Tagen (Statista / Bundesagentur für Arbeit, Okt 2023–Sept 2024) – ein Wert, der weit über eine durchschnittliche Time-to-Hire hinausgeht und zeigt, wie viel Zeit bereits vor dem ersten Kandidatenkontakt verstreicht.

Wichtiger Hinweis für Ihre Analysen: Wenn Ihre Time-to-Fill sehr hoch ist, aber die Time-to-Hire kurz, liegt das Optimierungspotenzial meist am Anfang des Prozesses (zu wenig Bewerberrücklauf oder falsche Kanäle). Ist die Time-to-Hire jedoch sehr hoch, hakt es intern bei den Interviews oder den Entscheidungswegen.

Welche Faktoren beeinflussen die Time-to-Hire?

Die Dauer eines Rekrutierungsprozesses wird von zahlreichen Faktoren beeinflusst – manche davon lassen sich direkt steuern, andere sind strukturell bedingt:

• Branche und Spezialisierung: Im Feld Pharma and Life Sciences oder im Ingenieurbereich liegt die durchschnittliche Besetzungsdauer höher im Vergleich zu Positionen im Einzelhandel oder in der Gastronomie.
• Seniorität der Position: Führungspositionen benötigen in der Regel mehr Zeit (je nach Benchmark rund 40 bis 50 % mehr).
• Die Einbindung eines Betriebsrats verlängert insbesondere die Phase zwischen Interview und Angebot. Ein Faktor, der in Deutschland oftmals unterschätzt wird.
• Verzögerte Rückmeldungen von Hiring Managern und Fachabteilungen gehören zu den häufigsten Ursachen für eine hohe Time-to-Hire.
• Unternehmen ohne klares Profil als Arbeitgeber erhalten weniger Initiativbewerbungen und müssen umfangreicher ins Active-Sourcing investieren.
• Wer Recruiting-Prozesse überwiegend manuell steuert – vom Lebenslauf-Screening bis zur Terminkoordination –, verliert wertvolle Tage an vermeidbare Routineaufgaben.

Konsequenzen einer langen Besetzungszeit

Eine lange Time-to-Hire hat weitreichende Konsequenzen – unabhängig davon, ob die Stelle intern oder über eine externe Personalberatung besetzt wird.

Wie lässt sich die Time-to-Hire effektiv senken? Die 8 besten Maßnahmen:

Die Senkung der Time-to-Hire beginnt mit einer ehrlichen Analyse des bestehenden Prozesses. Wo gibt es Engpässe? Welche Schritte dauern unverhältnismäßig lang? Die folgenden Maßnahmen helfen, die Time-to-Hire spürbar zu reduzieren.

Stellenprofile frühzeitig und exakt definieren

Unklare Anforderungen führen zu Verzögerungen und unpassenden Bewerbungen. Stimmen Sie sich mit der Fachabteilung genauestens ab, bevor die Stelle ausgeschrieben wird, und erstellen Sie ein präzises Anforderungsprofil. Je klarer das Profil, desto zielgerichteter die Suche.

Bewerbungsprozess verschlanken

Mehrere Bewerbungsschritte schrecken Kandidaten ab und verzögern den Prozess unnötig. Prüfen Sie kritisch, welche Schritte wirklich erforderlich sind, und eliminieren Sie Hürden. Nicht jede Position erfordert drei Interviewrunden.

Talent-Pools strategisch nutzen

Wer bereits über einen gut gepflegten Talent-Pool verfügt, muss bei einer neuen Vakanz nicht bei null anfangen. Qualifizierte Kontakte aus früheren Prozessen können direkt angesprochen werden.

Automatisierung gezielt einsetzen

Durch Recruiting-Automation können Sie zeitintensive Routineaufgaben automatisieren – etwa das Screening von Lebensläufen, die Terminkoordination oder Statusupdates an Kandidaten. So bleibt mehr Freiraum für strategische Aufgaben und die persönliche Ansprache.

Arbeitgebermarke gezielt stärken

Laut einer LinkedIn-Studie erhalten Unternehmen mit einer starken Arbeitgebermarke bis zu 50 % mehr qualifizierte Initiativbewerbungen (LinkedIn, Employer Brand Statistics – PDF). Wer bereits einen Talent-Pool aus Initiativbewerbungen aufgebaut hat, muss bei einer neuen Vakanz weniger Zeit ins Active-Sourcing investieren. Hinzu kommt, dass Kandidaten, die den Arbeitgeber bereits kennen und sich bewusst bewerben, schneller durch den Auswahlprozess gehen. Grundlegende Fragen zu Unternehmenskultur und Werten sind schon vor dem ersten Gespräch geklärt.

KI-gestütztes Matching: Talente schneller erkennen

KI-basierte Matching-Tools wie der hunterTALENTMATCHER analysieren sämtliche Bewerbungsdokumente konsistent und in kurzer Zeit, leiten daraus Skills ab und erstellen eine gewichtete Rangliste passender Kandidaten – vorurteilsfrei und stets aktuell. So identifizieren Personalspezialisten die richtigen Talente in kürzerer Zeit und gewinnen Freiraum für persönliche Gespräche.