Was ist Headhunting? Definition und Praxis im Überblick
Viele Unternehmen kennen die Situation: Eine Schlüsselposition soll schnell und zuverlässig besetzt werden, doch der klassische Recruiting-Prozess erzielt kaum Resonanz. Selbst gut formulierte Stellenanzeigen erreichen jene Menschen nur selten, die für anspruchsvolle Rollen eigentlich infrage kommen, da viele erfahrene Fach- und Führungskräfte nicht aktiv auf Jobsuche sind. An dieser Stelle setzt Headhunting an. Doch was ist Headhunting genau? Und wie grenzt sich diese Art der Personalgewinnung von anderen Begriffen der Branche ab? Das und mehr erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen der modernen Mitarbeitergewinnung
- Prozess erklärt: Die Arbeitsweise eines Headhunters
- Honorarstrukturen: Mit welchen Kosten müssen Unternehmen rechnen?
- Warum lohnt sich die Beauftragung von Headhuntern?
- Ausblick: Relevanz der Branche & Auswirkungen der Wirtschaft auf Headhunting
Grundlagen der modernen Mitarbeitergewinnung
In der Personalbeschaffung existieren unterschiedliche Rollen und Berufe, die jeweils eigene Schwerpunkte und Aufgaben haben. Entsprechend werden verschiedene Begriffe verwendet, um diese Tätigkeiten präzise einzuordnen:
‘Headhunter’: Begriff, Definition & Aufgabe
Die Bezeichnung ‘Headhunter’ leitet sich aus dem Englischen ab und bedeutet wörtlich ‘Kopfjäger’. Im Recruiting übernehmen Headhunter die gezielte Suche nach Experten – meist im Auftrag externer Unternehmen. Sie nutzen vorrangig die Direktansprache im verdeckten Arbeitsmarkt, um im Vorfeld genau definierte Kandidaten zu finden. Diese Methode (auch ‘Direct Search’ oder ‘Executive Search’ genannt) dient vor allem der Besetzung von anspruchsvollen Schlüsselpositionen. Um solche schwer auffindbaren Spezialisten und Führungskräfte zu gewinnen, setzen Headhunter ihre Branchen- und Technologiekenntnisse sowie ihr Netzwerk gezielt ein.
Ungefähr Mitte des 20. Jahrhunderts entstand daraus – zunächst in den USA – ein eigener Teilbereich der Personalgewinnung. Headhunting hat sich seither zu einer wichtigen Ergänzung zum klassischen Recruiting weltweit entwickelt.
→ Moderne Werkzeuge, etwa eine spezialisierte Headhunter Software, unterstützen Headhunter bei der Suche, indem sie Kandidatenprofile nach Kriterien filtern und geeignete Kandidaten sichtbar machen.
‘Recruiter’ als Akteure der klassischen Personalsuche
Der Begriff ‘Recruiter’ bezeichnet Fachkräfte, die mit der Besetzung offener Vakanzen betraut sind, häufig Mitarbeitende aus unternehmensinternen HR-Abteilungen. Sie besetzen offene Positionen überwiegend durch klassische Personalgewinnung mittels Stellenanzeigen und eingehender Bewerbungen. Daher werden sie oft als ‘Inhouse-Recruiter’ oder ‘Personaler’ bezeichnet.
Abgrenzung: ‘Headhunter’, ‘Personalvermitter’ und ‘Personalberater’
Häufig werden einige dieser Bezeichnungen in einen Topf geworfen oder sogar als Synonyme verwendet – doch das trifft nur teilweise zu.
Headhunter konzentrieren sich primär auf die gezielte Direktansprache und die Auswahl passender Fach- und Führungskräfte im Rahmen ihres Mandats. Der Fokus liegt klar auf der operativen Suche.
Personalberater haben häufig ein deutlich breiteres Aufgabenfeld. Sie verfolgen grundsätzlich dasselbe Ziel wie Headhunter, stellen jedoch den Beratungsgedanken in den Mittelpunkt. Dazu analysieren sie den Markt, entwickeln Anforderungsprofile, beraten im Auswahlprozess und begleiten das Unternehmen strategisch. Wichtig ist hier auch das Selbstverständnis: In der Praxis überschneiden sich die Rollen teilweise, da sich manche Berater gleichzeitig als Headhunter verstehen, andere wiederum nicht.
Personalvermittler arbeiten dagegen vor allem mit bestehenden Bewerber-Pools und eingehenden Bewerbungen. Ziel ist eine schnelle, meist erfolgsbasierte Vermittlung und Besetzung ohne eine umfassende Beratung.
→ Mehr dazu erfahren Sie hier:
Inverse Headhunting: Der umgekehrte Ansatz
Hinter dem Begriff Inverse Headhunting versteckt sich ein umgedrehtes Modell: Hier initiieren die Kandidaten selbst die Suche. Um sich diskret bei geeigneten Unternehmen zu positionieren, beauftragt eine Fach- oder Führungskraft eine Personalberatung mit der Direktsuche nach einer offenen Vakanz. Die Beratung spricht anschließend gezielt potenzielle Arbeitgeber an, statt darauf zu setzen, dass diese von selbst auf den Kandidaten aufmerksam werden. Üblicherweise übernimmt beim inversen Ansatz der Bewerber die Gebühren. In der klassischen Executive Search zahlt wiederum das suchende Unternehmen.
Prozess erklärt: Die Arbeitsweise eines Headhunters
Ein zentraler Bestandteil des Headhunting-Prozesses ist die gezielte Recherche. Dazu nutzt der Headhunter Business-Netzwerke wie LinkedIn, interne Datenbanken sowie persönliche Kontakte und spricht qualifizierte Kandidaten direkt an. Eine systematische Longlist–/Shortlist-Struktur sorgt dafür, dass der Prozess transparent bleibt und sich schrittweise auf besonders geeignete Kandidaten fokussiert.
- Profil erstellen: Der Headhunter erarbeitet gemeinsam mit dem beauftragenden Unternehmen ein detailliertes Anforderungsprofil für die vakante Position. Es bildet die Grundlage für die gesamte Direct Search (bzw. Executive Search) dar.
- Recherche & Longlist: Anschließend analysiert er relevante Branchen, identifiziert potenzielle Zielunternehmen und erstellt eine ausführliche Longlist. Diese umfasst mögliche Kandidaten, die fachlich und erfahrungstechnisch in Frage kommen.
- Ansprache: Aus dieser Liste kontaktiert er die vielversprechendsten Talente direkt – per Telefon oder E-Mail – und stellt die Vakanz sowie die Perspektiven der Position vor.
- Shortlist und Auswahl: Nach ersten Gesprächen prüft der Headhunter die Rückmeldungen und führt vertiefende Interviews. Im Anschluss werden die übrigen Kandidaten auf eine Shortlist mit den bestgeeigneten Profilen verdichtet.
- Besetzung & Abschlussbegleitung: Diese Kandidatenprofile präsentiert er dem Auftraggeber und begleitet den Auswahlprozess bis zur finalen Entscheidung und dem Vertragsabschluss.
Headhunting-Prozesse professionell steuern
Mit hunter, der Recruiting-Software für Personalberater und Headhunter, strukturieren Sie Ihre Direct-Search-Prozesse zentral an einem Ort. Behalten Sie Kandidatenprofile, Mandate und Kommunikationsschritte im Blick und reduzieren Sie manuellen Aufwand durch gezielte Automatisierungen – etwa bei Angeboten, Verträgen und Projektabläufen. Erleben Sie, wie hunter Sie dabei unterstützt, Executive Search effizient, transparent und skalierbar umzusetzen.Honorarstrukturen: Mit welchen Kosten müssen Unternehmen rechnen?
Das Honorar für Headhunting bemisst sich meist am Zielgehalt der zu besetzenden Position. Typische Sätze liegen bei etwa 20–30 % des Jahresgehalts.
Grundsätzlich gibt es verschiedene Vergütungsmodelle, die sich je nach Personalberatung oder selbstständigem Headhunter unterscheiden können (z. B. fest kalkulierte oder erfolgsbezogene Honorar-Vereinbarungen).
In vielen Fällen gilt die sogenannte Drittelregel: Ein Drittel des Honorars wird mit Auftragsstart fällig, ein weiteres Drittel bei Vorstellung geeigneter Kandidaten und das letzte Drittel nach der Vertragsunterzeichnung.
Üblicherweise trägt das suchende Unternehmen die Kosten. Beim inversen Ansatz hingegen übernimmt in der Regel die Fach- oder Führungskraft die Gebühr.
Warum lohnt sich die Beauftragung von Headhuntern?
Sie eröffnen Unternehmen vor allem Zugang zu passiven, aber qualifizierten Kandidaten. Also zu Top-Experten, die selten aktiv nach einem neuen Job suchen oder aktuell keinen Wechsel in Erwägung ziehen. Durch gezielte Direktansprache erreichen Headhunter genau diese Kandidaten und machen sie auf passende Möglichkeiten aufmerksam.
Laut einer Studie des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) (Stand: 2025) lag der größte Teil der über Personalberater und Headhunter besetzten Fach- und Führungspositionen im Jahr 2024 in einem Einkommensbereich von 100.000 bis 150.000 Euro.
→ Dazu zählen C-Level-Positionen wie CEO oder CFO, spezialisierte Fachkräfte aus IT und Engineering, Aufsichtsräte und Beiräte, höheres Interim Management sowie strategische Nachfolgepositionen.
Darüber hinaus bringt die Zusammenarbeit mit einem Headhunter weitere entscheidende Vorteile mit sich:
- Passgenauigkeit: Die direkte Ansprache sorgt dafür, dass nur Kandidaten kontaktiert werden, die wirklich ins Anforderungsprofil passen. So sinkt die Zahl ungeeigneter Bewerbungen.
- Diskretion: Gesuchte Positionen bleiben intern vertraulich, da Headhunter diskret im Hintergrund agieren. Dies verschafft dem suchenden Unternehmen gleichzeitig einen Wettbewerbsvorteil gegenüber direkten Konkurrenten.
- Schnelligkeit: Mit einem Headhunter können Vakanzen teilweise schneller besetzt werden, weil das Unternehmen nicht allein auf passives Bewerber-Aufkommen angewiesen ist. Die durchschnittliche Dauer liegt häufig im Bereich von etwa 12-15 Wochen.
Ausblick: Relevanz der Branche & Auswirkungen der Wirtschaft auf Headhunting
Bisherige Studien unterstreichen, wie bedeutend Executive Search für den Arbeitsmarkt in Deutschland geworden ist. Laut Datenerhebung des BDU (2025) wurden in den vergangenen Jahren rund 75.000 bis 80.000 hochdotierte Positionen jährlich über Personalberater und Headhunter besetzt. Diese Zahlen zeigen: Für Unternehmen, die kritische Rollen füllen müssen, ist die Direktsuche längst kein „Nice-to-have“ mehr. Vielmehr ist sie ein fester Bestandteil strategischer Personalgewinnung.
Gleichzeitig weisen die neuesten Marktanalysen darauf hin, dass sich das Umfeld verändert. Wirtschaftliche Unsicherheiten, Budgetrestriktionen und eine spürbar höhere Unverbindlichkeit auf Kandidatenseite sorgen dafür, dass der Executive-Search-Markt seit einigen Jahren volatiler geworden ist. Der BDU prognostiziert daher einen leichten Rückgang der Besetzungszahlen. Grund dafür sei nicht, dass Headhunting an Bedeutung verliert, sondern dass Unternehmen in schwierigen Marktphasen weniger einstellen oder Mandate zunächst verschieben.
Damit bleibt Headhunting ein hochwirksames Instrument für schwer zu besetzende Rollen, während der Markt zugleich zeigt: Erfolgreiche Direktansprache erfordert heute noch stärker Professionalität, Prozesssicherheit und kompetente Beratung als in den Jahren zuvor.
