Recruiting-KPI: Die wichtigsten Kennzahlen für Ihren Erfolg
Selbstverständlich sind nicht alle Recruiter und Personalberater geborene Analytiker, sodass Kennzahlen bzw. KPIs (Key Performance Indicators) häufig zu stiefmütterlich behandelt werden. Dabei sind sie das verlässlichste Mittel, Schwachstellen im Recruiting-Prozess zu identifizieren, diese mit wirksamen Maßnahmen zu beheben und Ressourcen gewinnbringender einzusetzen. Mit den richtigen Recruiting-KPI überzeugen Sie außerdem Ihre Kunden und Entscheidungsträger und belegen Ihren Recruiting-Erfolg auf Basis von nachvollziehbaren Fakten.
Lesen Sie im folgenden Artikel, was Recruiting-Kennzahlen genau sind, warum Sie sie unbedingt erheben und auswerten sollten, welche Kennzahlen fürs Recruiting relevant sind und wie Sie praktisch — etwa mit einer professionellen Recruiting-Software — vorgehen.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind Recruiting-Kennzahlen? Die Definition
- ROI im Recruiting: Deshalb sollten Sie Kennzahlen erheben
- Welche Recruiting-Kennzahlen gibt es?
- Analytics: Kennzahlen im Recruiting erfassen und interpretieren
Was sind Recruiting-Kennzahlen? Die Definition
Mit Key Performance Indicators (KPIs) werden Kennzahlen bezeichnet, die Rückschlüsse auf Fortschritt und Erfüllungsgrad wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren zulassen. Mit Recruiting-KPI messen, kontrollieren und steuern Sie also Ihre Recruiting-Prozesse und sorgen mit zahlenbasierten Entscheidungen für den Erfolg Ihrer Recruiting-Strategien.
ROI im Recruiting: Deshalb sollten Sie Kennzahlen erheben
Der wohl wichtigste Grund für Ihre Kunden und Entscheider: Die Investition in Personalberatungen oder unternehmenseigene Recruiter soll sich in Form von zügig und passend besetzten Stellen auszahlen - der sogenannte “return on investment”, kurz ROI. Um sicherzugehen, dass im Recruiting-Prozess der Nutzen die Kosten übersteigt, ist zielgerichtetes Controlling mit Recruiting-KPIs die beste Methode, Optimierungspotenziale zu identifizieren.
So lassen sich verschiedenste Kennzahlen schwerpunktbezogen kombinieren, um einzelne Bereiche zu durchleuchten.
Nutzen Sie beispielsweise klassische Recruiting-Kennzahlen, wie die Time-to-Hire oder Cost-per-Hire, um den Bewerbungsprozess besser zu verstehen und seine Effizienz zu beurteilen. Oder fragen Sie sich, welche der genutzten Kanäle besonders erfolgreich sind und welche eher selten genutzt werden? Auch das lässt sich mit der Erhebung, Messung und Auswertung geeigneter Kennzahlen analysieren.
Welche Recruiting-Kennzahlen gibt es?
Eine große Menge an Recruiting-KPI zu erfassen, auszuwerten und richtig zu interpretieren ist äußerst aufwendig und zumeist auch nicht sinnvoll. So sollten Sie zunächst ein übersichtliches und relevantes Set an Kennzahlen zusammenstellen, das die gewünschte Aussagekraft bietet. Eine sinnvolle Kennzahl erfüllt drei Kriterien:
- Relevanz: Handelt es sich um eine für die Erreichung der Unternehmensziele wichtige Kennzahl, sagt sie etwas über den Erfolg des Recruitings aus?
- Erfassbarkeit: Besteht die Möglichkeit, die notwendigen Daten lückenlos, dauerhaft und möglichst automatisiert zu erheben?
- Benchmark-Fähigkeit: Verfügen Sie über Vergleichswerte aus Ihrer Branche, Region o.Ä. für die Kennzahl, sodass sie sich in einen Kontext setzen lässt?
Die folgende Übersicht gibt Aufschluss über die wichtigsten und am häufigsten genutzten Recruiting-Kennzahlen, die sich zur Beurteilung Ihres Recruiting-Erfolgs eignen.
Time-to-Interview
Die Kennzahl Time-to-Interview bezieht sich auf die Zeitdauer, die von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung bis zum ersten Gespräch vergeht. Spätestens in der zweiten Woche nach Eingang der Bewerbung erwarten Kandidaten eine Rückmeldung und sind unzufrieden mit dem Bewerbungsprozess, wenn diese Erwartung nicht erfüllt wird. Somit eignet sich diese Recruiting-KPI auch, um die Candidate Experience zu bewerten und zu optimieren.
Time-to-Hire
Die Time-to-Hire oder auch Time-to-Fill beschreibt die Zeitdauer, die von der Stellenausschreibung für einen Job bis zur finalen Besetzung der vakanten Stelle verstreicht. Fällt eine lange Time-to-Hire im Controlling des Recruiting-Prozesses auf, ist dies ein Hinweis auf (zu) lange Bewerbungsprozesse.
Cost-per-Hire
Analog zur Time-to-Hire meint die Kennzahl Cost-per-Hire die Kosten, die für die Besetzung einer Stelle entstehen. Je nach Recruiting-Prozess – z.B. Personalberatung vs. Recruiter in Unternehmen – können diese Kosten sehr unterschiedlich sein: Beauftragt ein Unternehmen beispielsweise einen externen Personalberater oder Headhunter, setzt sich die Cost-per-Hire aus anderen Faktoren zusammen, als es bei unternehmenseigenen Recruitern der Fall ist.
Cost-of-Vacancy
Nicht nur die Cost-per-Hire, sondern auch die Cost-of-Vacancy — also die Kosten, die durch eine unbesetzte Stelle verursacht werden — ist je nach Ansatz eine wertvolle Recruiting-Kennzahl. Da jeder Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg beiträgt und entsprechend Anteil am erwirtschafteten Umsatz hat, fehlt diese Leistung bei unbesetzten Stellen. Um die dadurch entstehenden Kosten zu berechnen, eignet sich beispielsweise folgender Ansatz:
Das Jahresgehalt des Mitarbeiters wird durch die Anzahl der Arbeitstage eines Jahres geteilt. Je nach Bedeutung der Stelle für den Unternehmenserfolg wird das Ergebnis dann mit Faktor 1 (wenig Bedeutung), 2 (mittlere Bedeutung) oder 3 (hohe Bedeutung) sowie der Anzahl an Tagen multipliziert, die vergehen, bis die Stelle erfolgreich besetzt wurde.
Channel-Effectiveness
Mit dieser Kennzahl im Recruiting messen Sie, welcher Kanal den gewünschten Erfolg bringt und welcher eher ungeeignet ist. Das geschieht ganz einfach über das Online-Tracking der jeweiligen Kampagnen. Hier erfahren Sie beispielsweise, wie oft Ihre Stellenanzeige aufgerufen wurde und wie viele dieser Anzeigen tatsächlich zum Klick auf den Bewerbungsbutton führten.
Absagequote
Anders als die Bezeichnung dieser Recruiting-KPI zunächst vermuten lässt, bezieht sich die Absagequote nicht auf Absagen seitens der Kandidaten, sondern seitens der Personalberatung oder des Unternehmens. Die Absagequote meint also die Quote jener Bewerbungen, die Sie bereits nach Eingang wieder aussortieren, weil ein Ausschlusskriterium nicht erfüllt wurde.
Candidate-Satisfaction
Auch die Candidate-Satisfaction eignet sich natürlich als Recruiting-KPI, denn die Zufriedenheit Ihrer Kandidaten über die gesamte Bewerbungsdauer ist essentiell für Ihren Erfolg. Je besser diese Kennzahl ausfällt, desto unwahrscheinlicher ist, dass Kandidaten frustriert sind und abspringen.
Offer-Rate
Die Offer-Rate besagt, wie viele der Bewerber für eine bestimmte Position ein Angebot erhalten.
Offer-Acceptance-Rate
Ergänzend beschreibt die Offer-Acceptance-Rate den prozentualen Anteil der Bewerber, die ein Jobangebot akzeptieren und den Vertrag unterzeichnen.
Hiring-Manager-Satisfaction
Nicht nur die Zufriedenheit der Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess, sondern auch die Zufriedenheit der Recruiter selbst spielt eine Rolle für ein sinnvolles Set an Recruiting-KPI. Selbst der beste Recruiter kann nicht durch erfolgreich besetzte Stellen glänzen, wenn Workflows und Prozesse schlecht aufgesetzt sind.
Analytics: Kennzahlen im Recruiting erfassen und interpretieren
Mit der Nutzung einer professionellen Recruiting-Software für Ihren Recruiting-Prozess ist der Anfang bereits gemacht. Nutzen Sie diese für möglichst viele Schritte — etwa zur Veröffentlichung von Stellenangeboten, fürs Bewerber- und Datenmanagement, zur Dokumentation von Interviews und der Kommunikation mit Kunden, Fachbereichsleitern und Kandidaten —, erheben Sie bereits nützliche Daten für Recruiting-KPI (Data Driven Recruiting) automatisch im Hintergrund.
Auf diese Daten können Sie jederzeit zugreifen und Ihre Erkenntnisse daraus ziehen: So lässt sich die Anzahl von Bewerbern über einen bestimmten Kanal oder die Time-to-Interview einfach aus diesen Daten berechnen. Andere Kennzahlen, beispielsweise zur Zufriedenheit der Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess, lassen sich mit regelmäßigen Befragungen durch standardisierte Fragen erheben.
In den richtigen Kontext setzen
Betrachten Sie jeweils nur eine Recruiting-KPI für sich genommen, ist dies nur selten aussagekräftig. Zwar zeigt sich, wie sich etwas verändert, eine abschließende Beurteilung wird aber erst im Zusammenhang mit anderen Kennzahlen möglich.
Ein Beispiel: Sie stellen einen Anstieg eingehender Bewerbungen auf Ihre Stellenausschreibungen in einem Ihrer genutzten Kanäle fest. Das ist für sich allein betrachtet eine tolle Entwicklung. Gleichzeitig bemerken Sie jedoch, dass eine wesentlich höhere Zahl an Bewerbungen notwendig ist, um die Position schlussendlich zu besetzten.
Die Erkenntnis: Es wird klar, dass der Kanal offenbar nicht die richtige Zielgruppe anspricht, oder Ihre Stellenausschreibung nicht klar genug aussagt, an welche Art Kandidaten sie sich richtet. So wissen Sie genau, an welchen Stellen Sie ansetzen und Ihre Strategie anpassen müssen, um erfolgreicher zu rekrutieren.
Konfigurierbare Ansichten und Dashboards in Ihrer Recruiting-Software helfen bei der korrekten Interpretation der erhobenen Daten. Praktische Software wie hunter stellt übrigens bis zu 30 verschiedene Auswertungen übersichtlich dar und erlaubt so schnelle und zuverlässige Rückschlüsse zu verschiedenen Recruiting-KPIs.
