Recruiting-Prozess in der HR-Abteilung: Vom Sourcing bis zum Onboarding
Mit hunter behalten Sie stets den Überblick über den Recruiting-Prozess in der HR-Abteilung und erhalten wertvolle Unterstützung im gesamten Ablauf. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie offene Stellen mit hunter ideal besetzen und gleichzeitig Ihre Prozesse optimieren.
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Projekt-Initialisierung
Bevor das eigentliche Recruiting startet, wird das Projekt in hunter angelegt. In Abstimmung mit der suchenden Fachabteilung werden im Projektmanagement die Stellenbeschreibung, die genauen Meilensteine und die Beschreibungstexte für die Ausschreibung auf Website, Stellenportalen u.ä. hinzugefügt. Und, last but not least, wird das Projektteam erstellt, damit hunterREMINDER die projektspezifischen Abläufe per Teambenachrichtigungen steuern kann.
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Stellenausschreibung
Je nach der gewählten Suchstrategie für den Recruiting Prozess in der HR-Abteilung wird die Stelle nun veröffentlicht – über hunterJOBCENTER auf der eigenen Website und direkt auch für Google for Jobs und über hunterPUBLISHER auf den passenden Stellenportalen und Online-Börsen. Ist eine Direktansprache vorgesehen, kann in hunter eine Zielfirmenliste hinterlegt werden, wobei der Daten-Import aus externen Firmendatenbanken hilft. Die Zusammenarbeit mit externen Recruitern wird dank der Team-Funktionen von hunter zum Kinderspiel.
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Passive Kandidatensuche
Kandidaten, die sich von sich aus auf die Stellenausschreibung bewerben wollen, stehen hierfür verschiedene Wege offen: Schicken sie ihre Unterlagen per Mail, werden diese als digitale Dokumente in hunter übernommen, dort mit dem hunterCV-EXTRACTOR analysiert und die Inhalte von den beruflichen Stationen bis zur Qualifikation strukturiert übernommen. Wer sich gleich für die Online-Bewerbung entscheidet, kann seine Bewerbungsunterlagen als PDF hochladen – oder sich das Schreiben ganz sparen: hunterJOBCENTER erlaubt es, sich direkt mit seinen Informationen aus XING, LinkedIn etc. zu bewerben. In jedem Fall sorgt hunterPRIVACY per rechtssicherem Double-Opt-in-Verfahren für die Einhaltung der Datenschutz-Vorgaben im gesamten Recruiting-Prozess in der HR-Abteilung.
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Aktive Kandidatensuche
Beim Active Sourcing im Recruiting wird aus beruflichen Netzwerken, dem eigenen Talentpool oder per Direktansprache die Liste möglicher Kandidaten aufgebaut. Alle verfügbaren Informationen werden datenschutzkonform in die hunter-Datenbank übernommen (etwa mit dem hunterCV-EXTRACTOR), komplexe Suchfunktionen erlauben die professionelle Verwaltung dieser Longlist.
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Erstkontakt
Nicht jeder fühlt sich wohl damit, den Erstkontakt mit einem möglichen Kandidaten aufzunehmen. Mit hunterREMINDER kann diese Aufgabe jeweils derjenigen Person zugeordnet werden, die dafür am besten geeignet ist. Die Kontaktaufnahme per Telefon oder Mail wird von hunterTAPI bzw. der integrierten Mailfunktion unterstützt. Am Ende finden sich die Ergebnisse der Kontaktaufnahme, alle Gesprächsnotizen und E-Mails sowie die erhaltenen Dokumente und Daten des Kandidaten einschließlich der Datenschutz-Zustimmung rechtssicher dokumentiert in der hunter-Datenbank.
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Auswertung durch den Personaler
Der verantwortliche Mitarbeiter im Recruiting-Prozess in der HR-Abteilung hat in der hunter-Projektübersicht jederzeit den Überblick über das Projekt: Wie viele Kandidaten sind gefunden? Wie viele schon angesprochen? Wie war die Reaktion? Wo liegen schon Unterlagen vor? Die Informationen aus den Unterlagen sind bereits strukturiert ausgewertet und können beispielsweise nach gewünschten Erfahrungen und Skills selektiert werden. Wenn gewünscht, kann mit der Recruiting-Software hunter sogar eine Vorauswahl der Bewerber mit automatischem Ranking nach vorgegebenen Kriterien erfolgen.
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Interview durch den Personaler
Soll ein Kandidat interviewt werden, kümmern sich wahlweise die Assistenz oder der Projektverantwortliche um die interne Abstimmung. Von der Terminvereinbarung per Kalenderanfrage bei Personaler und Kandidat bis zur Bestätigung per E-Mail-Vorlage, in die automatisch Termin, Ort und passende Anfahrtsbeschreibung eingesetzt werden, kümmert sich hunter um die zeitaufwendigen Details - und das im gesamten Recruiting-Prozess in der HR-Abteilung. In der Vorbereitung auf das Interview kann sich der Personaler per Blick in die hunter-Datenbank schnell einen Überblick verschaffen und Fragebögen für ein strukturiertes Interview zusammenstellen. Diese (oder per Freitext ausgefüllte klassische Interviewbögen) werden in hunter dokumentiert, ebenso können Kostenerstattungen für Kandidaten erfasst werden.
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Bewertung des Interviews
Die Ergebnisse des Interviews wird der Personaler auswerten und die gewonnenen Hard-Facts zusammen mit seiner eigenen Bewertung und Empfehlung in hunter dokumentieren. Soll der Kandidat dem Fachverantwortlichen vorgestellt werden, entsteht daraus auf Knopfdruck der „Vertrauliche Bericht“, der per Mail oder über das hunterCLIENTCENTER online übermittelt wird. Dort kann die Fachabteilung direkt auch alle für sie freigegebenen Hintergrund-Informationen abrufen und Feedback, ob der Kandidat eingeladen werden soll, direkt online geben.
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Interview durch die Fachabteilung
Ähnlich wie beim vorangegangenen Interview durch den Personaler wird auch das Interview mit dem Fachverantwortlichen von hunter für den Recruiting-Prozess in der HR-Abteilung vorbereitet, dokumentiert und ausgewertet. Hier können zusätzlich beispielsweise fachspezifische Profile, Tests oder Auswertungsbögen problemlos berücksichtigt und erfasst werden.
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Zusage & Onboarding
Ist die Besetzung durch die Fachabteilung erfolgt, kann das Projekt abgeschlossen werden. Neben dem Onboarding des ausgewählten Kandidaten sorgt der Aufbau eines Talent Pools für zusätzlichen Profit. Dazu werden alle qualifizierten Kandidaten gefragt, ob sie für zukünftige Besetzungen im Kandidatenpool verbleiben wollen. hunterPRIVACY wickelt diese Aufgabe eigenständig ab und kümmert sich ebenso um die Einhaltung der individuellen Löschfristen wie aller anderen Datenschutzbestimmungen.
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Auswertung
Zur Auswertung des Projektes stehen die im Rahmen des Recruiting-Prozesses in der HR-Abteilung erfassten Zeitaufwände ebenso zur Verfügung wie alle definierten KPI-Kennzahlen. Schon während der Laufzeit des Projektes waren diese jederzeit aktuell im Dashboard abrufbar. Mit Projektabschluss können diese nun als Berichte für Vorstand bzw. die Geschäftsleitung aufbereitet werden. Darüber hinaus stehen zusätzliche Auswertungen zur Verfügung, etwa zum Erfolg der unterschiedlichen Kandidaten-Quellen oder Ansprache-Kanäle.
