hunter Optionale Module: hunterPRIVACY

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hunterPRIVACY

Die EU-DSGVO enthält unter anderem stark erweiterte Dokumentations- und Nachweispflichten für die Verantwortlichen der Datenverarbeitung. Für die personenbezogenen Daten von Kandidaten und Kontakten gilt: Die Speicherung derselben darf nur noch mit einer ausdrücklichen, schriftlichen Einwilligung des Kontakts erfolgen.

Als anerkannter und IT-gestützter Ersatz für zeitraubende, manuelle Verfahren  wie zum Beispiel Briefsendungen mit händischer Unterschrift – gibt es heute für eine nachweisbare Einwilligung zur Datenspeicherung das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Dieses Zustimmungsverfahren steht auch in hunter zur Verfügung: Das Modul hunterPRIVACY sorgt in der Recruiting-Lösung für eine automatisierte Einholung der Einwilligung und deren elektronische Dokumentation.

Double Opt-in Informationen in hunter

Und so funktioniert es: Ist die Funktion in hunter eingerichtet, genügt ein Knopfdruck, um einer Person / einem Kandidaten eine personalisierte E-Mail mit der Frage nach dem Einverständnis zur Datenspeicherung zu senden. In dieser E-Mail befinden sich zwei Links, jeweils für Ablehnung oder Zustimmung (Single Opt-in), die auf ein Webformular verweisen, welches mit dem Modul ausgeliefert wird. Dort bestätigt der Kandidat seine Auswahl (Double Opt-in). In hunter werden die entsprechenden Aktionen direkt protokolliert und anhand einer Datenschutzampel für den Nutzer visualisiert.

Der Datenschutz-Prozess in hunter kann – und sollte – für jeden Kandidaten (bzw. für jede Person, die in der Datenbank gespeichert wird) durchgeführt werden, um die individuelle und nachweisbare Zustimmung zur Datenspeicherung zu erhalten. Darüber hinaus lässt sich das Double-Opt-in mit hunterPRIVACY auch für andere Szenarien nutzen, die eine Zustimmung benötigen, wie zum Beispiel die Newsletter-Anmeldung. Sie können dabei selbst entscheiden, wie viele und welche Prozess-Schritte Sie durchführen.

Mit dem Modul werden einige Word-Serienmail-Vorlagen mit Beispieltexten mitgeliefert. Darunter eine Vorlage, in der dem Kandidaten die Datenlöschung bestätigt wird und ein Formulierungsvorschlag für die Eingangsbestätigung bei Initiativ- und Projektbewerbungen. Zudem erhalten Sie ein vorbereitetes Eingabeformular für Ihre Website, das Sie selbst pflegen und umgestalten können.

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