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Double-Opt-in-Feature

Ab dem 25. Mai 2018 gilt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unternehmen, die europäische, personenbezogene Daten verarbeiten, müssen – unabhängig von der Unternehmensgröße – die neuen Vorgaben bis zu diesem Zeitpunkt umgesetzt haben. Eine Nichtbefolgung kann mitunter hohe Geldstrafen nach sich ziehen.

Die DSGVO enthält unter anderem stark erweiterte Dokumentations- und Nachweispflichten für die Verantwortlichen der Datenverarbeitung. Für die personenbezogenen Daten von Kandidaten und Kontakten gilt: Die Speicherung derselben darf nur noch mit einer ausdrücklichen, schriftlichen Einwilligung des Kontakts erfolgen.

Als anerkannter und IT-gestützter Ersatz für zeitraubende, manuelle Verfahren - wie zum Beispiel Briefsendungen mit händischer Unterschrift – gibt es heute für eine nachweisbare Einwilligung zur Datenspeicherung das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Dieses Zustimmungsverfahren steht nun auch in hunter zur Verfügung: Ab Version 19.03 beherrscht die Recruiting-Lösung eine automatisierte Einholung der Einwilligung und deren elektronische Dokumentation.

Wie funktioniert der Double-Opt-in-Prozess in hunter?

Ist die Funktion in hunter eingerichtet, genügt ein Knopfdruck, um einer Person / einem Kandidaten eine personalisierte E-Mail mit der Frage nach dem Einverständnis zur Datenspeicherung zu senden. In dieser E-Mail befinden sich zwei Links, jeweils für Ablehnung oder Zustimmung (Single Opt-in), die auf ein Webformular verweisen, welches mit der neuen Funktion ausgeliefert wird. Dort bestätigt der Kandidat seine Auswahl (Double Opt-in). In hunter werden die entsprechenden Aktionen direkt protokolliert und anhand einer Datenschutzampel für den Nutzer visualisiert. Dieser Prozess kann beliebig oft und für verschiedene Szenarien durchgeführt werden. Gerne zeigt Ihnen unser Team in einer kurzen Präsentation den Ablauf direkt in der Software.

Double Opt-in Informationen in hunter

Wie erhalten Kunden das Double-Opt-in-Verfahren für hunter?

Um das Double-Opt-in-Verfahren in hunter nutzen zu können, muss Ihre Software von uns um die entsprechende Funktion erweitert werden. Für den laufenden Betrieb wird ein Webservice im deutschen Microsoft Azure Rechenzentrum für Sie installiert und bereitgestellt. Die Erweiterung selbst ist für einen einmaligen Preis pro Unternehmen erhältlich; hinzu kommt ein monatlicher Betrag für die Bereitstellung des Webservice im Rechenzentrum.

Kontaktieren Sie uns

Als Ansprechpartner für Fragen, Anregungen oder für eine Präsentation zur Double-Opt-in-Funktion in hunter steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf – wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Wir bitten um Verständnis: Das hunter-Team kann und darf keine verbindliche Rechtsberatung zum Umgang mit Ihren Daten übernehmen. Die Datenschutzfunktion für Ihre Software hunter dient lediglich als praktisches Werkzeug für den Nachweis über die Durchführung des Double-Opt-in-Verfahrens. Es ist auf jeden Fall ratsam, sämtliche Maßnahmen und Anliegen rund um das Thema Datenschutz nach der neuen EU-DSGVO von einem Datenschutzbeauftragten prüfen zu lassen.